“There are no problems we cannot solve together, and very few that we can solve by ourselves.” – Lyndon B. Johnson 

ประธานาธิบดีคนที่ 36 ของสหรัฐอเมริกากล่าวถึงความสำคัญของการประชุมว่า “เราแก้ทุกปัญหาร่วมกันได้ ซึ่งน้อยมากที่เราแก้ทุกปัญหาได้ด้วยตัวคนเดียว” หรืออาจจะคล้ายสุภาษิตที่ว่า "รวมกันเราอยู่ แยกหมู่เราตาย" นั่นหมายความว่าการประชุมแบบใดก็ตามนั้นนำมาซึ่งการแก้ไขปัญหาได้ทุกปัญหา ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่นั่นเอง แต่ถึงแบบนั้นก่อนที่เราจะมาประชุมกัน การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุมก็สำคัญเช่นกัน

ทำไมเราต้องใช้ห้องประชุม?

ห้องประชุมเป็นพื้นที่มีไว้เพื่อให้ทุกๆคนในทีมสามารถมาระดมความคิด อภิปราย ถกเถียง หรือนำเสนอความคิดเห็นของกันและกัน ห้องประชุมอาจใช้เพื่อจัดการประชุมของคนในองค์กร หรือประชุมกับลูกค้า อบรมงาน สัมภาษณ์งาน จัดสัมนา ประชุมคณะกรรมการ หรือการประชุมทางไกล โดยปกติแล้ว ห้องประชุมเกิดมาเพื่อเป็นสถานที่ที่มุ่งเน้นการทำงานร่วมกัน

รูปแบบการจัดโต๊ะประชุมมีแบบไหนบ้าง?

1. จัดแบบประชุมคณะกรรมการ (Boardroom)

จัดห้องประชุมแบบประชุมคณะกรรมการเหมาะสำหรับการประชุมเพื่อตัดสินใจและการอภิปรายงาน และเพื่อเน้นการมีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม ทำให้ทุกคนแสดงมุมมองและความเห็นที่ชัดเจนต่อกัน ตัวอย่างเช่น การประชุมคณะกรรมการ การบรรยายสรุปของผู้บริหาร ช่วงการวางแผนเชิงกลยุทธ์และคาดหวังผลลัพธ์จากการประชุม เหมาะสำหรับการประชุมที่มีคนน้อยกว่า 20 คน  ไม่เหมาะสำหรับการประชุมขนาดใหญ่

2. จัดแบบ U-shape

การจัดโต๊ะประชุมแบบ U-shape เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องการกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมให้สนทนากันได้ง่ายและสามารถพูดคุยกับคนอื่นได้อย่างสะดวก เช่น การประชุมทีมที่ต้องการให้สมาชิกทีมได้เน้นพูดคุยและปรึกษางานกัน

 3. จัดแบบห้องเรียน

ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดหันหน้าไปข้างหน้าห้อง ดังนั้นการจัดห้องประชุมประเภทนี้จึงเหมาะสำหรับการบรรยายหรือการนำเสนอผลงาน ไม่เหมาะสำหรับการทำงานเป็นกลุ่มที่จำเป็นต้องปรึกษาหารือกัน

4. จัดแบบตัว V

การจัดโต๊ะรูปแบบนี้จะคล้ายกับห้องเรียน แต่ต่างกันตรงที่โต๊ะจะวางทรงตัววี เพื่อให้ผู้นั่งประชุมสามารถมองเห็นหน้ากันและกันได้ การจัดแบบนี้จะช่วยทำให้การประชุมดูไม่อึดอัดมากจนเกินไป เหมาะสำหรับการประชุมแบบอบรมหรือสัมนา

5. จัดแบบคาบาเรต์

เป็นการจัดห้องประชุมที่คล้ายกับจัดแบบจัดเลี้ยงแต่ต่างกันที่จะเว้นที่นั่งไว้ฝั่งหนึ่ง หรือลดจำนวนที่นั่งลงเหลือโต๊ะละ 4-6 ที่นั่ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นด้านหน้าได้อย่างชัดเจน จุดประสงค์คล้ายการจัดแบบจัดเลี้ยงแต่เน้นการประชุมแบบอภิปรายกัน หรือ จัดเลี้ยงงานเลี้ยงบริษัทที่มีการแสดงหน้าเวทีเพื่อให้มองเห็นชัดเจน

6. จัดแบบจัดเลี้ยง

การจัดห้องประชุมแบบนี้เหมาะสำหรับการจัดงานเลี้ยงบริษัทหรือองค์กร หรือถ้าเพื่อการประชุมจะเหมาะสำหรับการสนทนากลุ่มเล็กที่มีผู้เข้าร่วมสูงสุด 8 หรือ 10 คน

7. จัดแบบหอประชุมหรือโรงละคร 

รูปแบบการจัดโต๊ะแบบโรงละครหรือโรงหนัง จะเป็นการวางเก้าอี้แถวหันหน้าไปทางด้านหน้าห้อง และมีเวทีด้านหน้าห้องสำหรับผู้พูดหรือผู้นำเสนอ ส่วนใหญ่เกิดขึ้นในห้องประชุมสไตล์หอประชุม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งปันความรู้ นำเสนอผลงานโปรเจ็กใหญ่ เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การประชุมประจำปี

8. จัดแบบเก้าอี้วงกลม

 รูปแบบการจัดการประชุมแบบเก้าอี้วงกลม เป็นการจัดที่ใช้แค่เก้าอี้ ไม่มีโต๊ะ และจัดวางรวมกันเป็นทรงกลมตามภาพ การประชุมแบบนี้จะเหมาะสำหรับการพูดคุย เน้นทำกิจกรรมร่วมกันโดยที่ไม่ใช้อุปกรณ์เลยในการประชุม เช่น กิจกรรมภายในบริษัท กิจกรรมนันทนาการต่างๆ

ข้อสรุปคือการจัดห้องประชุมที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากเพื่อให้การประชุมเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเลือกที่นั่งและโต๊ะที่เหมาะสมสามารถสร้างบรรยากาศที่ดีและกระตุ้นการสนทนาของผู้เข้าร่วม การจัดห้องประชุมให้เข้ากับบริบทของงานและการใช้รูปแบบที่เหมาะสมย่อมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วม